Beleidsplan Stichting Goede Doelen Week Margraten Margraten, 11 januari 2020 Versie 1.0 2

Inhoud
1. Algemeen  
2. Achtergrond Stichting Goede Doelen Week Margraten  
3. Visie  
4. Ambities  
5. Doel- en doelgroep  
6. Organisatiestructuur en bestuur  
6.1 Werkgroepen  
6.2 Nieuwe Goede Doelen  
7. Financiën  
7.1 Onkostenvergoeding  
7.2 Jaarrekening  
8. Sponsoring en donaties  
9. Persoonsgegevens  
10. Informatie en contact  

1. Algemeen
Op 30 oktober 2019 is bij notariële akte de Stichting Goede Doelen Week (GDW) Margraten opgericht. De Stichting organiseert voor een groot aantal aangesloten Goede Doelen organisaties, één gezamenlijke collecte per kalenderjaar. Aan de eerste GDW, die gepland staat in de maand april 2020, nemen 11 Goede Doelen deel. De stichting zet zich daarnaast in om financiële middelen te werven om de organisatiekosten voor de jaarlijkse collecte zo weinig mogelijk te laten drukken op de gezamenlijke collecteopbrengst. In dit beleidsplan worden de achtergronden beschreven die hebben geleid tot de oprichting van de GDW Margraten, wat de GDW Margraten is en de doelstellingen die het bestuur de komende jaren voor ogen heeft.

2. Achtergrond Stichting GDW Margraten
Voorheen werden in Margraten een groot aantal collectes gehouden door en ten behoeve van diverse Goede Doelen organisaties. Voor inwoners betekende dit dat zij meerdere malen per jaar een collectant aan de deur kregen. Daarnaast bleek het voor diverse organisaties steeds moeilijker om voldoende collectanten te werven. Ook werd geconstateerd dat de collectant gemiddeld steeds ouder werd en dat leeftijd voor verschillende collectanten reden was om te stoppen met collecteren. Verder constateerden de Goede Doelen dat, vanwege veranderingen in het betalingsverkeer als gevolg van verdergaande automatisering, mensen steeds minder contant geld in huis hebben. De Goede Doelen, die kiezen voor het houden van één gezamenlijke jaarlijkse collecte, zijn ervan overtuigd dat de nieuwe werkwijze voor zowel de inwoners van Margraten als voor de eigen organisatie voordeel oplevert. De inwoners worden immers vele malen minder benaderd en voor de Goede Doelen organisaties worden de kosten voor de collecte-organisatie gedrukt.

3. Visie
De GDW Margraten denkt en werkt vanuit de visie dat ieder individu recht heeft op adequate hulp en ondersteuning bij ziekte, armoede of bij iedere andere vorm van hulpbehoevendheid. De samenleving als geheel, dat wil zeggen: de overheid, het bedrijfsleven, maatschappelijke organisaties en -instellingen en individuele burgers hebben daarin een eigen verantwoordelijkheid. De Stichting spant zich in om de lokale gemeenschap te overtuigen van haar visie en stimuleert inwoners, organisaties en bedrijven om in de vorm van donaties of sponsoring een bijdrage te leveren aan de ondersteuning van zieke en hulpbehoevende medemensen. Zij doet dit concreet door een jaarlijkse collecte te houden ten behoeve van hulpbehoevende bevolkingsgroepen en/of voor wetenschappelijk onderzoek van uiteenlopende ziektes.

4. Ambities
De GDW Margraten zet zich in om met de eerste gezamenlijke collecte in 2020 tenminste eenzelfde opbrengst te bereiken als het bedrag dat de deelnemende organisaties in 2019 tezamen ophaalden. Ook wil zij werken aan een groei van maatschappelijke bewustwording en een grotere burgerbetrokkenheid om zo uiteindelijk een jaarlijkse groei van de collecteopbrengst te behalen. Verder zal de stichting zich inzetten om het digitaal doneren en het tussentijds doneren te bevorderen.

5. Doel- en doelgroep
De stichting verleent financiële hulp en ondersteuning aan deelnemende organisaties die als Goede Doel instelling zijn aangemerkt en een CBF-erkenning hebben. De GDW Margraten collecteert in het kerkdorp Margraten, inclusief Groot- en Klein Welsden en Termaar. De stichting richt primair haar wervingsactiviteiten op bedrijven en organisaties binnen de gemeente Eijsden-Margraten.

6. Organisatiestructuur en bestuur
Om de onafhankelijkheid van de stichting te bevorderen, ook ten opzichte van de deelnemende Goede Doelen organisaties, is gekozen voor een bestuur bestaande uit een voorzitter, secretaris, penningmeester en de contactpersonen van de werkgroepen die geen band hebben met één van Goede Doelen organisaties die aan de GDW Margraten meedoen. Jaarlijks evalueert het bestuur haar functioneren. Het bestuur maakt geen gebruik van een volgorde van aftreden. Indien bestuursleden willen aftreden maken zij dit tijdig kenbaar bij het bestuur. De coördinatoren van de deelnemende Goede Doelen worden jaarlijks gevraagd uitspraak te doen over de kwaliteit van de uitvoering van de GDW Margraten en een waardering te geven over het functioneren van het bestuur. Op- en aanmerkingen worden door het bestuur van de GDW Margraten gebruikt om de kwaliteit van de uitvoering van de GDW Margraten te verbeteren.

6.1 Werkgroepen
Ten behoeve van de voorbereiding op en de realisatie van de GDW Margraten zijn drie werkgroepen geformeerd, namelijk: - pr en communicatie; - logistiek, en - financiën en administratie. Vanwege de slagvaardigheid van het bestuur is ervoor gekozen dat de contactpersonen van de werkgroep ‘pr en communicatie’ en ‘financiën en administratie’ zitting nemen in het bestuur. Een coördinator van een deelnemend Goed Doel kan als lid deelnemen aan een werkgroep, maar neemt geen zitting in het bestuur.

6.2 Nieuwe Goede Doelen
Het bestuur beoordeelt of een aspirant Goed Doel voldoet aan de criteria en besluit of het Goede Doel deelneemt aan de GDW Margraten. De criteria zijn:
• het betreft een landelijk Goed Doel;
• aanmelden voor 1 november;
• lokale verenigingen (zoals bijv. harmonieën, zangkoren e.d.) zijn van deelname uitgesloten;
• het Goede Doel heeft een CBF-erkenning, en
• het Goede Doel levert een coördinator en 5 collectanten.

7. Financiën
De stichting wil de kosten voor de organisatie van de GDW Margraten zo min mogelijk laten drukken op de collecte-opbrengst. Deze dient o.i. maximaal ter beschikking te komen aan de deelnemende Goede Doelen. Om dat te bereiken wordt door het bestuur actief gezocht naar sponsoren en donateurs die de stichting financieel willen ondersteunen bij de organisatie van de GDW Margraten.  Ervaringscijfers van andere stichtingen van Goede Doelen Weken in het land geven aan dat 3 tot 4% aan organisatiekosten in mindering wordt gebracht van de totaal gecollecteerde gelden. Of gebruik wordt gemaakt van dit percentage om de organisatiekosten te drukken wordt jaarlijks door het bestuur beoordeeld. Na de GDW worden de gecollecteerde gelden1 – eventueel na aftrek van dit percentage (naar rato) - overgemaakt naar de deelnemende Goede Doelen.

7.1 Onkostenvergoeding
Bestuursleden verrichten taken vrijwillig en ontvangen hiervoor geen beloning. Zij hebben enkel recht op een vergoeding van kosten die zij in de uitoefening van de functie moeten maken. Dit ter beoordeling van het bestuur. Bij onkostenvergoeding gaat het uitsluitend en alleen om de werkelijk gemaakte kosten t.b.v. Stichting.

7.2 Jaarrekening
De Stichting is -conform haar statuten- verplicht een administratie en een jaarrekening te voeren. Aan de eind van het boekjaar (gelijk aan het kalenderjaar) worden door de penningmeester de boeken afgesloten. Daaruit wordt door de penningmeester de jaarrekening, de balans, een staat van baten en lasten en uitkeringen over het betreffende boekjaar opgesteld. Hieruit moet blijken welke bedragen zijn betaald aan onkostenvergoeding, welke zijn uitgegeven aan werving en hoe het gecollecteerde bedrag is besteed en verdeeld aan de deelnemende Goede Doelen. Een onafhankelijke kascommissie controleert de opgestelde jaarrekening en andere documenten van de penningmeester. Na akkoord bevinden en decharge van de penningmeester worden de jaarrekening en een overzicht van de bevindingen van de kascommissie gepubliceerd op de website.

8. Sponsoring en donaties
De stichting verwerft gelden via sponsoring, donaties en tijdens de collecteweek. Daartoe onderhoudt de stichting het hele jaar door contacten met bedrijven en vrijwilligers, door het verstrekken van periodieke informatiebulletins, via de website en social media. Eventueel tussentijds ontvangen donaties worden binnen drie maanden na ontvangst overgemaakt naar betreffend Goede Doel.

9 Persoonsgegevens
De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) gaat over het rechtmatig omgaan met persoonsgegevens. Persoonsgegevens die de GDW Margraten gebruikt worden alleen verwerkt in overeenstemming met de wet. De GDW Margraten hanteert bij de verwerking van persoonsgegevens het uitgangspunt ‘zo min mogelijk’ gegevens gebruiken. Dat houdt o.a. in dat de verwerking van de gegevens moet passen bij het doel waarvoor ze worden verwerkt. De GDW Margraten neemt de bescherming van gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Wanneer collectanten, donateurs en anderen de indruk hebben dat de gegevens niet goed beveiligd worden of er aanwijzingen zijn van misbruik, dan kan contact worden opgenomen met het bestuur van de GDW Margraten via het onderstaande mailadres. 1 Ten behoeve van het inleveren van de collecte-emmers door collectanten, het tellen van gecollecteerde gelden en de verwerking hiervan is een protocol opgesteld. 

10. Contact en informatie
Dit beleidsdocument en andere informatie over de GDW Margraten is te vinden op de website van de GDW Margraten. Voor vragen en opmerkingen wordt verwezen naar het mailadres. Secretariaat: Stichting Goede Doelen Week Margraten President Kennedystraat 63, 6269 CB Margaten e-mail: GDWmargraten@gmail.com Website: www.gdwmargraten.nl Bankrening: NL53RABO0349870535.